Tryb awaryjny w KSeF - co powinniśmy wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur ma za zadanie usprawnić proces obiegu faktur, zmniejszyć koszty związane z papierowymi fakturami i zwiększyć efektywność wystawiania dokumentacji. W systemie można tworzyć faktury strukturalne w formacie XML, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-faktury. Poza tym istnieje możliwość pobierania ustrukturyzowanych faktur przez nabywców i przechowywania ich w systemie. Co trzeba wiedzieć o trybie awaryjnym KSeF? Czy użytkownik może wystawiać noty korygujące w KSeF?

KSeF e-book

Krajowy System e-Faktur daje możliwość samofakturowania, czyli tworzenia faktur sprzedaży przez nabywcę w imieniu sprzedawcy, zgodnie z określonymi warunkami. Ogromnym ułatwieniem dla przedsiębiorcy jest integracja systemu do fakturowania i księgowości z KSeF. Przykładem jest tutaj wFirma, dzięki czemu możemy eksportować i importować faktury z Krajowego Systemu e-Faktur. Dobrym rozwiązaniem jest także KSeF e-book dający cenną wiedzę dla księgowych, przedsiębiorców i biur rachunkowych. W kompendium znajdziemy informacje, które pozwalają zrozumieć najważniejsze aspekty związane z KSeF i dostarczają niezawodne wskazówki związane z jego wdrożeniem. Darmowy e-book dotyczący KSeF jest zatem świetnym wyborem dla każdego, kto już teraz chce się oswajać z tym tematem. 

Tryb awaryjny KSeF

Awarie systemu KSeF mogą się zdarzać, co dotyczy także wielu innych programów użytkowanych przez firmy. O wszelkich problemach informuje minister właściwy do spraw finansów publicznych poprzez BIP - Biuletyn Informacji Publicznej. Przepisy wskazują, że informacje te obejmować muszą okres awarii, tak aby można było stosować inne zasady wystawiania faktur w takiej sytuacji. Zastosowany tryb awaryjny KSeF określony został w ustawie o VAT - co to oznacza? Przede wszystkim podatnik w razie awarii ma za zadanie wystawiać faktury w postaci elektronicznej, udostępniając je nabywcy we wcześniej uzgodniony sposób. Należy oznaczyć te faktury kodem pozwalającym na dostęp do dokumentu w KSeF, weryfikację danych i zapewnienie autentyczności pochodzenia. W ciągu 7 dni od dnia zakończenia awarii systemu podatnik powinien przesłać faktury do KSeF w celu przydzielenia im identyfikujących numerów. 

Z czym wiąże się niedostępność KSeF? Jest to sytuacja, w której podatnik pracuje w trybie offline. Może to wynikać z wewnętrznych problemów technicznych u podatnika, przykładowo awarii sieci internetowej. W ustawie o VAT dokładnie rozróżnione zostały przypadki awarii Krajowego Systemy e-Faktur oraz jego niedostępności.

Noty korygujące w KSeF

Czym są noty korygujące KSeF? Okazuje się, że nie jest to dokument księgowy - rola takiej noty odnosi się do formalnej korekty otrzymanej faktury od sprzedawcy. Wszelkie kwestie z tym związane określono w art. 106a ustawy o VAT. W nocie korygującej trzeba wskazać następujące dane:

• Oznaczenie "Nota korygująca"
• Data wystawienia i kolejny numer
• Imiona i nazwiska lub nazwa wystawcy noty i dostawcy faktury oraz ich adresy i NIP
• Dane zawarte w poprawianej fakturze
• Wskazanie treści korygowanej informacji i podanie prawidłowej treści

Pamiętajmy o tym, że nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury, którą zamierzamy skorygować (np. poprzez potwierdzenie mailowe)/ W Krajowym Systemie e-Faktur nie przewidziano możliwości korygowania formalnego dokumentów przez nabywców. Nota nie jest strukturalną fakturą, która z kolei stanowi jedyną dopuszczalną formę faktury w systemie. Korekty danych nie można zatem dokonać za pośrednictwem faktury korygującej, przy czym w okresie dobrowolnego korzystania z KSeF przedsiębiorca może poprawić dane stosując notę korygującą wystawioną poza KSeF. W ramach systemu faktury przechowywane są automatycznie przez kolejne 10 lat, a przedsiębiorcy nie mają obowiązku przechowywania ich osobno poza systemem. Nie odnosi się to jednak do not korygujących, które wystawione zostały poza Krajowym Systemem e-Faktur - wtedy podatnik musi je przechowywać we własnym zakresie, aż do czasu wygaśnięcia terminu przedawnienia.